Privacy Notice

English

1. Introduction

This Privacy Notice for personal data ("Privacy Notice") is issued to our clients, prospective clients, website users, seminar participants, survey participants and other persons whose personal data we process.

Yau & Associates ("the Firm", "we", "us" or "our") are committed to protecting the privacy and security of personal data collected in our dealings with you.

This Privacy Notice is issued in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709), as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024 (collectively, the "PDPA"), and applies to personal data processed by us in connection with our legal practice, professional activities, business operations, website, events, seminars, research initiatives and other dealings with you.

2. Personal Data We Collect

During your course of dealings with us, we will collect and process your personal data and/or personal data held by you such as:

• Contact and identification data you provide, such as your name, email address, telephone number, company or organisation name and job title.
• Personal data relating to directors, officers, employees, beneficial owners, authorised representatives and other individuals connected with clients, prospective clients, counterparties, transactions, disputes or matters.
• Personal data relating to directors, officers, employees, beneficial owners, authorised representatives and other individuals connected with our clients, prospective clients or matters.
• Enquiry content — the substance of any message, query, or instruction you submit to us through any means.
• Client and matter data provided during a professional engagement, which is also governed by the engagement terms agreed with you and by solicitor-client confidentiality and privilege.
• Registration and participation information relating to seminars, webinars, conferences, workshops, surveys, research initiatives and other events organised by us or in collaboration with third parties, including your organisation name, position, attendance details and communication preferences.
• Information obtained as part of our client acceptance procedures, conflict checks, customer due diligence, anti-money laundering, counter-terrorism financing, sanctions screening, know-your-client procedures and other compliance processes.

We may obtain personal data directly from you, from your employer or organisation, from persons acting on your behalf, from professional advisers, referral sources, seminar partners, publicly available sources, government or regulatory records, and other lawful sources.

To the extent that you have provided (or will provide) personal data about your family members, spouse and/or other dependents/individuals, you confirm that you have explained to them that their personal data will be provided to, and processed by, us and you represent and warrant that you have obtained their consent to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Privacy Notice.

3. Purposes of Processing

It is necessary for us to collect and process personal data provided by you. If you do not provide such personal data, or if you do not consent to this Privacy Notice, we may be unable to provide our services to you, fulfil our contractual or legal obligations, or process your personal data for any of the purposes set out in this Privacy Notice.In accordance with the General Principle and Notice and Choice Principle under the PDPA, we process personal data for the following purposes:

• Responding to enquiries and comments from you through our website or by email or otherwise through communications from and with you.
• Assessing and progressing potential instructions and client engagements.
• Providing legal services to you, including matter administration and billing.
• Maintaining business records and client relationship management.
• Internal administrative purposes.
• Carrying out customer due diligence checks.
• Organising, administering and managing seminars, webinars, conferences, workshops and other professional events.
• Communicating with participants regarding such events and providing presentation materials, publications and follow-up communications.
• Conducting surveys, benchmarking exercises, research projects and industry studies relating to legal, regulatory, governance, sustainability, human rights due diligence, responsible business conduct and related matters.
• Preparing anonymised, aggregated and statistical analyses, reports and publications derived from survey responses or research findings.
• Sending legal updates, newsletters, invitations to events, publications and other information that may be relevant to your professional interests, subject to applicable law and any right of opt-out.
• Complying with our professional, regulatory, and legal obligations, including under the Legal Profession Act 1976 and the rules of the Malaysian Bar.

We will only process personal data for the purpose for which it was collected, or a directly related purpose, unless we have obtained your consent to do otherwise or are permitted or required to do so by law.It is necessary for us to collect and process personal data provided by you. If you do not provide such personal data, or if you do not consent to this Privacy Notice, we may be unable to provide our services to you, fulfil our contractual or legal obligations, or process your personal data for any of the purposes set out in this Privacy Notice.

Where we conduct surveys, questionnaires, benchmarking exercises or research projects on an anonymous basis, responses may be collected and analysed in a manner that does not identify any individual. Information that cannot reasonably be used to identify an individual may not constitute personal data for purposes of the PDPA. We may use such anonymised or aggregated information for research, statistical analysis, publications, presentations and other legitimate professional purposes.

4. Disclosure of Personal Data

We will not disclose personal data provided by you to any third party without your consent except to:

• Our lawyers and employees on a need-to-know basis.
• Professional advisers and auditors, co-counsel, foreign lawyers or other third parties engaged to assist in a matter, where necessary and appropriate or as instructed by you.
• Service providers who support our operations (e.g. website hosting, IT support), subject to appropriate confidentiality obligations.
• Any person to whom we are compelled or required under the law to disclose.
• Regulators, courts or authorities, where required by law or court order, within or outside Malaysia.
• Professional collaborators, foreign law firms, seminar co-organisers, industry associations, chambers of commerce, research partners and other organisations with whom we collaborate in connection with events, publications, surveys, research initiatives or professional activities.

By engaging us as your lawyers, or by providing personal data to us, you consent to us processing such personal data in accordance with this Privacy Notice. We will also take it that all personal data provided by you is accurate and complete, and that you will promptly update us in the event of any change to such personal data.

5. Cross Border Transfers

Where it is necessary in connection with our legal services, seminars, events, surveys, research initiatives or professional collaborations, personal data may be transferred to recipients outside Malaysia. We will take reasonable steps to ensure that any such transfer is carried out in accordance with the PDPA and subject to appropriate safeguards.

6. Your Rights of Access and Correction

We are committed to ensuring that personal data provided by you is stored securely. In accordance with the Access Principle, you have the right to:

• Request access to the personal data and request a copy of the personal data we hold about you.
• Request correction of any personal data that is inaccurate, incomplete or outdated.
• Limit the processing and use of such personal data subject to our rights to rely on any statutory excepts to collect, use and disclose personal data provided to you.
• Withdraw consent to our processing of your personal data, where processing is based on consent (subject to any overriding legal or professional obligation, such as retention of client records).

Withdrawal of consent may affect our ability to provide legal services, respond to enquiries, administer seminars or events, conduct research initiatives, or otherwise maintain our professional relationship with you.

Requests may be made in writing to the contact details in Section 7 below. We may require verification of your identity before acting on a request and may charge a nominal processing fee as permitted under the PDPA.

Our Privacy Policy, available on our website, contains additional information regarding website usage, cookies, analytics, data retention, information security measures and international transfers. This Privacy Notice should be read together with our Privacy Policy.

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in law, our practices, or the services we offer. The updated version will be posted on this webpage with a revised "Last updated" date.

7. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy or wish to exercise your rights under the PDPA, please contact the Privacy Data Protection Partner at:

Yau & Associates
Penthouse 16-1, Level 16, Wisma UOA Damansara II
50490 Kuala Lumpur, Malaysia
(Co-working Space)
Email: info@yauassociates.com
Telephone: +60 17 362 3459

In accordance to Section 7(3) of the PDPA, this Privacy Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between this English version and the Bahasa Malaysia version, this English version shall prevail.

As at September 2026

NOTIS PRIVASI

Kemas kini terakhir: September 2026

1. Pengenalan

Notis Privasi bagi data peribadi ini ("Notis Privasi") dikeluarkan kepada klien kami, bakal klien, pengguna laman web, peserta seminar, peserta kaji selidik dan individu lain yang data peribadi mereka diproses oleh kami.

Yau & Associates ("Firma" atau "kami") komited untuk melindungi privasi dan keselamatan data peribadi yang dikumpulkan dalam urusan kami dengan anda.

Notis Privasi ini dikeluarkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709), sebagaimana dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (secara kolektif dirujuk sebagai "PDPA"), dan terpakai kepada semua data peribadi yang kami proses berkaitan dengan amalan guaman, aktiviti profesional, operasi perniagaan, laman web, acara, seminar, inisiatif penyelidikan dan urusan lain kami dengan anda.

2. Data Peribadi Yang Kami Kumpulkan

Sepanjang urusan anda dengan kami, kami akan mengumpul dan memproses data peribadi anda dan/atau data peribadi yang dipegang oleh anda, termasuk:

• Maklumat hubungan dan pengenalan yang anda berikan seperti nama, alamat e-mel, nombor telefon, nama syarikat atau organisasi dan jawatan.
• Data peribadi yang berkaitan dengan pengarah, pegawai, pekerja, pemilik benefisial (beneficial owners), wakil yang diberi kuasa dan individu lain yang berkaitan dengan klien, bakal klien, pihak lawan, transaksi, pertikaian atau perkara tertentu.
• Data peribadi yang berkaitan dengan pengarah, pegawai, pekerja, pemilik benefisial (beneficial owners), wakil yang diberi kuasa dan individu lain yang berkaitan dengan klien kami, bakal klien atau perkara yang dikendalikan oleh kami.
• Kandungan pertanyaan, iaitu isi kandungan sebarang mesej, pertanyaan atau arahan yang disampaikan kepada kami melalui apa-apa cara.
• Data klien dan data berkaitan sesuatu urusan yang diberikan semasa pelantikan profesional, yang turut tertakluk kepada terma pelantikan yang dipersetujui dengan anda serta kewajipan kerahsiaan peguam-klien dan keistimewaan guaman.
• Maklumat pendaftaran dan penyertaan berkaitan seminar, webinar, persidangan, bengkel, kaji selidik, inisiatif penyelidikan dan acara lain yang dianjurkan oleh kami atau bersama pihak ketiga, termasuk nama organisasi, jawatan, maklumat kehadiran dan pilihan komunikasi anda.
• Maklumat yang diperoleh sebagai sebahagian daripada prosedur penerimaan klien, semakan konflik kepentingan, usaha wajar pelanggan, pencegahan pengubahan wang haram, pencegahan pembiayaan keganasan, saringan sekatan, prosedur kenali pelanggan (know-your-client) dan proses pematuhan lain yang berkaitan.

Kami boleh memperoleh data peribadi secara langsung daripada anda, daripada majikan atau organisasi anda, daripada individu yang bertindak bagi pihak anda, penasihat profesional, sumber rujukan, rakan kerjasama seminar, sumber yang tersedia kepada umum, rekod kerajaan atau pengawal selia, serta sumber lain yang sah.

Setakat anda telah memberikan atau akan memberikan data peribadi berkaitan ahli keluarga, pasangan dan/atau individu lain kepada kami, anda mengesahkan bahawa anda telah memaklumkan kepada mereka bahawa data peribadi mereka akan diberikan kepada dan diproses oleh kami. Anda juga menyatakan dan menjamin bahawa anda telah memperoleh persetujuan mereka untuk pemprosesan, termasuk pendedahan dan pemindahan, data peribadi tersebut menurut Notis Privasi ini.

3. Tujuan Pemprosesan

Adalah perlu bagi kami untuk mengumpul dan memproses data peribadi yang diberikan oleh anda. Sekiranya anda tidak memberikan data peribadi tersebut, atau tidak bersetuju dengan Notis Privasi ini, kami mungkin tidak dapat memberikan perkhidmatan kami kepada anda, memenuhi kewajipan kontrak atau undang-undang kami, atau memproses data peribadi anda bagi mana-mana tujuan yang dinyatakan dalam Notis Privasi ini. Selaras dengan Prinsip Am serta Prinsip Notis dan Pilihan di bawah PDPA, kami memproses data peribadi bagi tujuan berikut:

• Menjawab pertanyaan dan maklum balas yang diterima daripada anda melalui laman web kami, e-mel atau saluran komunikasi lain.
• Menilai dan meneruskan potensi arahan dan pelantikan klien.
• Memberikan perkhidmatan guaman kepada anda, termasuk pentadbiran urusan dan pengebilan.
• Menyimpan rekod perniagaan serta mengurus hubungan dengan klien.
• Menjalankan pentadbiran dalaman.
• Melaksanakan semakan usaha wajar pelanggan.
• Menganjur, mentadbir dan mengurus seminar, webinar, persidangan, bengkel dan acara profesional lain.
• Berkomunikasi dengan peserta mengenai acara tersebut serta menyediakan bahan pembentangan, penerbitan dan komunikasi susulan.
• Menjalankan kaji selidik, latihan penandaarasan (benchmarking), projek penyelidikan dan kajian industri berkaitan perkara undang-undang, kawal selia, tadbir urus, kelestarian, usaha wajar hak asasi manusia, amalan perniagaan yang bertanggungjawab dan perkara berkaitan.
• Menyediakan analisis, laporan dan penerbitan statistik secara agregat dan tanpa identiti yang diperoleh daripada respons kaji selidik atau dapatan penyelidikan.
• Menghantar kemas kini undang-undang, surat berita, jemputan ke acara, penerbitan dan maklumat lain yang mungkin relevan dengan kepentingan profesional anda, tertakluk kepada undang-undang yang terpakai dan hak anda untuk memilih keluar (opt-out).
• Mematuhi kewajipan profesional, kawal selia dan undang-undang kami, termasuk di bawah Akta Profesion Undang-Undang 1976 dan kaedah-kaedah Badan Peguam Malaysia.

Kami hanya akan memproses data peribadi bagi tujuan data tersebut dikumpulkan atau bagi tujuan yang berkaitan secara langsung dengannya, melainkan kami telah memperoleh persetujuan anda untuk berbuat selainnya atau dibenarkan atau dikehendaki berbuat demikian oleh undang-undang.

Sekiranya kami menjalankan kaji selidik, soal selidik, latihan penandaarasan atau projek penyelidikan secara tanpa nama, respons boleh dikumpulkan dan dianalisis tanpa mengenal pasti mana-mana individu. Maklumat yang tidak boleh digunakan secara munasabah untuk mengenal pasti seseorang individu mungkin tidak dianggap sebagai data peribadi bagi tujuan PDPA. Kami boleh menggunakan maklumat yang telah dinyahidentiti atau diagregatkan tersebut bagi tujuan penyelidikan, analisis statistik, penerbitan, pembentangan dan tujuan profesional lain yang sah.

4. Pendedahan Data Peribadi

Kami tidak akan mendedahkan data peribadi yang diberikan oleh anda kepada mana-mana pihak ketiga tanpa persetujuan anda kecuali kepada:

• Peguam dan pekerja kami setakat yang perlu bagi menjalankan tugas masing-masing.
• Penasihat profesional dan juruaudit, peguam bersama (co-counsel), peguam asing atau pihak ketiga lain yang dilantik untuk membantu dalam sesuatu urusan, jika perlu dan bersesuaian atau sebagaimana diarahkan oleh anda.
• Penyedia perkhidmatan yang menyokong operasi kami, seperti penyedia pengehosan laman web dan sokongan teknologi maklumat, tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan yang sewajarnya.
• Mana-mana pihak yang kami diwajibkan atau dikehendaki mendedahkan maklumat kepadanya menurut undang-undang.
• Pengawal selia, mahkamah atau pihak berkuasa, jika dikehendaki oleh undang-undang atau perintah mahkamah, sama ada di dalam atau di luar Malaysia.
• Rakan kerjasama profesional, firma guaman asing, penganjur bersama seminar, persatuan industri, dewan perniagaan, rakan penyelidikan dan organisasi lain yang bekerjasama dengan kami berkaitan acara, penerbitan, kaji selidik, inisiatif penyelidikan atau aktiviti profesional.

Dengan melantik kami sebagai peguam anda atau dengan memberikan data peribadi kepada kami, anda bersetuju untuk kami memproses data peribadi tersebut menurut Notis Privasi ini. Kami juga akan menganggap bahawa semua data peribadi yang diberikan oleh anda adalah tepat dan lengkap, dan bahawa anda akan memaklumkan kepada kami dengan segera sekiranya terdapat sebarang perubahan kepada data peribadi tersebut.

5. Pemindahan Merentas Sempadan

Sekiranya perlu berkaitan dengan perkhidmatan guaman kami, seminar, acara, kaji selidik, inisiatif penyelidikan atau kerjasama profesional, data peribadi mungkin dipindahkan kepada penerima di luar Malaysia. Kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa sebarang pemindahan tersebut dilaksanakan selaras dengan PDPA dan tertakluk kepada perlindungan yang sewajarnya.

6. Hak Akses dan Pembetulan Anda

Kami komited untuk memastikan bahawa data peribadi yang diberikan oleh anda disimpan dengan selamat. Selaras dengan Prinsip Akses, anda berhak untuk:

• Meminta akses kepada data peribadi anda dan mendapatkan salinan data peribadi yang kami pegang mengenai anda.
• Meminta pembetulan terhadap mana-mana data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini.
• Memohon supaya pemprosesan dan penggunaan data peribadi tersebut dihadkan, tertakluk kepada hak kami untuk bergantung kepada mana-mana pengecualian berkanun bagi mengumpul, menggunakan atau mendedahkan data peribadi.
• Menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi oleh kami jika pemprosesan tersebut berdasarkan persetujuan, tertakluk kepada sebarang kewajipan undang-undang atau profesional yang mengatasi, seperti penyimpanan rekod klien.

Penarikan balik persetujuan boleh menjejaskan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan guaman, menjawab pertanyaan, mengurus seminar atau acara, menjalankan inisiatif penyelidikan atau meneruskan hubungan profesional kami dengan anda.

Permintaan boleh dibuat secara bertulis menggunakan butiran hubungan yang dinyatakan dalam Seksyen 7 di bawah. Kami mungkin memerlukan pengesahan identiti anda sebelum mengambil tindakan terhadap sesuatu permintaan dan boleh mengenakan fi pemprosesan nominal sebagaimana dibenarkan di bawah PDPA.

Polisi Privasi kami yang tersedia di laman web kami mengandungi maklumat tambahan mengenai penggunaan laman web, kuki (cookies), analitik, tempoh penyimpanan data, langkah keselamatan maklumat dan pemindahan antarabangsa. Notis Privasi ini hendaklah dibaca bersama-sama dengan Polisi Privasi kami.

Kami boleh mengemas kini Polisi Privasi ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan dalam undang-undang, amalan kami atau perkhidmatan yang kami tawarkan. Versi yang dikemas kini akan dipaparkan pada laman web ini bersama tarikh "Kemas kini terakhir" yang baharu.

7. Hubungi Kami

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Notis Privasi ini atau ingin melaksanakan hak anda di bawah PDPA, sila hubungi Privacy Data Protection Partner kami di:

Yau & Associates
Penthouse 16-1, Wisma UOA Damansara II
Kuala Lumpur, Malaysia
(Co-working Space)
E-mel: info@yauassociates.com
Telefon: +60 17 362 3459

Selaras dengan Seksyen 7(3) PDPA, Notis Privasi ini diterbitkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dengan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan terpakai dan mengatasi versi Bahasa Malaysia.

Sehingga September 2026